Manual · 5. Convenios y tu equipo
«Los martes a las 8, todo el año» sin apuntarlo cincuenta veces, y cómo dar acceso a quien atiende sin darle las llaves de todo.
Último capítulo. Dos cosas que se configuran una vez y trabajan solas.
Convenios: el cliente que siempre juega el mismo día
Un grupo que reserva los martes a las 8 durante tres meses no debería obligarte a apuntar doce reservas. Un convenio se registra una vez —cancha, día, hora, desde cuándo y hasta cuándo— y el sistema aparta esos turnos.
Con sus excepciones: el martes que es feriado, o la semana que el grupo avisa que no viene, se quita ese día sin tocar el resto.
Y con su aviso: cuando un convenio está por vencer, te enteras antes de que venza. La herramienta de renovar siempre estuvo; lo que faltaba era que alguien te lo recordara.
Los convenios vienen desde el plan Estándar.
Tu equipo: quién entra y qué puede hacer
Hay tres tipos de cuenta, y la diferencia importa:
- Tú, el administrador. Ves todo: reportes, configuración, cierre de caja.
- Tus operadores. Atienden el mostrador: reservan, cobran, consultan clientes. No ven los reportes ni cierran la caja.
- El proveedor —nosotros— tiene su propia cuenta, aparte de las tuyas.
Creas operadores desde el mostrador, en la sección de empleados. Cada uno con su nombre de usuario y su contraseña.
Por qué el operador no cierra la caja. El arqueo comprueba lo que hizo el mostrador, y quien lo firma no debería ser quien cobró. No es desconfianza: es la misma razón por la que en cualquier negocio el que cuenta la caja y el que la maneja son dos personas cuando se puede.
Cuando alguien se va
Desactivas su cuenta desde la lista de empleados y deja de entrar en el siguiente clic, aunque tuviera la sesión abierta.
Y si se te olvida, el sistema te lo recuerda: verás avisados a los empleados que llevan tiempo sin entrar. «Rosa no entra desde hace 60 días, ¿sigue trabajando aquí?». Es la pregunta que nadie se hace hasta que hace falta.
La verificación en dos pasos
Desde el plan Básico puedes exigir un código además de la contraseña. Vale la pena si el mostrador está en un sitio donde cualquiera puede acercarse a la pantalla.
También te avisamos por correo la primera vez que alguien entra desde un navegador nuevo. Solo la primera vez: un aviso que llega cada día se convierte en ruido y deja de leerse justo el día que importa.
Y ya está
Cinco capítulos. Lo que no está aquí probablemente no lo necesites todavía —y cuando lo necesites, escríbenos: preferimos explicarlo una vez a que lo adivines.